كيفية عرض البيانات المخفية في Word قبل مشاركة المستندات

نحن نأخذ كل أنواع الاحتياطات مع معلوماتنا الرقمية هذه الأيام. ولكن هناك شيء واحد ربما لا تفكر فيه وهو البيانات المرفقة بالمستندات التي تنشئها في Microsoft Word.

بدون معرفة ذلك ، يمكنك مشاركة مستند يحتوي على نص مخفي وتعليقات ومعلومات شخصية وتفاصيل الإرسال للمراجعة والمزيد. هنا ، سنوضح لك كيفية فحص المستند الخاص بك بحثًا عن هذه الأنواع من التفاصيل في المستند نفسه وفي البيانات الوصفية ، وإزالتها من مستند Word الخاص بك.

عرض البيانات المخفية في المستند الخاص بك

اهم الاشياء اولا، توصي Microsoft أنك تستخدم العملية أدناه على نسخة من المستند الخاص بك بدلاً من النسخة الأصلية. والسبب في ذلك هو أنك إذا استخدمت الأداة لإزالة البيانات ، فقد لا يكون من الممكن استعادتها بعد ذلك. بناءً على التفاصيل ، يجد المفتش ، والغرض من المستند الخاص بك ، ومع من تخطط لمشاركته ، ضع في اعتبارك هذا الخيار.

لعرض تلك البيانات المخفية ، افتح المستند الذي تريد التحقق منه ثم اتبع هذه الخطوات.

  1. انقر على ملف علامة التبويب وحدد معلومات على الجانب الأيسر.
  2. بجانب فحص المستند ، انقر فوق تحقق من وجود مشاكل. قبل النقر فوق هذا الزر ، قد ترى تفاصيل بجواره مع ملخص لما تم العثور عليه بالفعل.تحقق من وجود مشاكل في Word
  3. يختار فحص المستند.
  4. إذا لم تقم بحفظ المستند الخاص بك حتى الآن ، فقد يُطلب منك القيام بذلك. أختر نعم أو لا حسب تفضيلاتك.
  5. عندما مفتش الوثائق يعرض ، حدد المربعات لجميع العناصر التي تريد أن تبحث عنها الأداة. لديك ما يقرب من اثنتي عشرة فئة من التعليقات والمراجعات إلى XML المخصص والمحتوى غير المرئي.
  6. انقر فحص.

مفتش الوثيقة فحص كلمة

سترى بعد ذلك نتائج الفحص. تشير العلامات الخضراء إلى عدم العثور على عناصر. تشير علامات التعجب الحمراء إلى أنه تم العثور على العناصر وسترى بالضبط ما هي هذه العناصر.

الكرة في ملعبك الآن. يمكنك النقر فوق حذف الكل بجانب العناصر التي تم العثور عليها لإزالتها من المستند الخاص بك. أو يمكنك ذلك قريب الأداة ، قم بإجراء التغييرات بنفسك ، ثم أعد فحصها.

نتائج البيانات المخفية في Word

ما عليك سوى ملاحظة التحذير الموجود في أسفل الأداة والذي يكرر بيان Microsoft: لا يمكن التراجع عن بعض التغييرات. لذا يرجى وضع ذلك في الاعتبار قبل الضغط على زر إزالة الكل.

تحذير مفتش الوثيقة

من الواضح أنه ليست كل العناصر بنفس أهمية العناصر الأخرى ، لذلك قد لا تقلق إذا كان المستند المشترك يحتوي على بعض منها. على سبيل المثال ، إذا احتوى المستند على اسم القالب المستخدم ، فقد يكون من الأفضل ترك هذا العنصر.

دعنا نلقي نظرة أعمق على أنواع العناصر المضمنة في فئات فاحص المستند.

تفاصيل مفتش مستند Word

هذه ليست قائمة شاملة للعناصر التي يمكن تضمينها في مستند Word الخاص بك. لكنه يمنحك فكرة جيدة عن الفئات والعناصر التي يجب مراقبتها عند استخدام الأداة. للحصول على قائمة كاملة أثناء تطورها ، تحقق من صفحة دعم Microsoft للبيانات المخفية.

ملاحظات مراقب المستندات من دعم Microsoft

  • التعليقات والمراجعات والإصدارات والتعليقات التوضيحية: التعليقات وعلامات المراجعة وتفاصيل إصدار المستند والتعليقات التوضيحية بالحبر.
  • خصائص المستند والمعلومات الشخصية: خصائص المستند (الملخص والإحصائيات وخصائص المستند) وقسائم التوجيه وتفاصيل الإرسال للمراجعة وخصائص خادم المستند ومعلومات نوع المحتوى واسم القالب واسم المستخدم.
  • نص مخفي: النص الذي قمت بتنسيقه على أنه مخفي في المستند.
  • المحتوى غير المرئي: كائنات قمت بتنسيقها على أنها غير مرئية في المستند.
  • الرؤوس والتذييلات والعلامات المائية
  • بيانات XML المخصصة
  • الوظائف الإضافية لجزء المهام
  • المستندات المضمنة
  • وحدات الماكرو والنماذج وعناصر تحكم ActiveX
  • عناوين مطوية
  • حبر

كما ترى ، هناك بعض العناصر التي تريد الاحتفاظ بها أكثر من غيرها. لذا استخدم أفضل حكم لديك. وإذا كنت قلقًا بشأن عدم القدرة على استعادة شيء ما قمت بإزالته باستخدام فاحص المستند ، ففكر في حفظ المستند الأصلي (قبل استخدام الأداة) ومشاركة نسخة (بعد استخدام الأداة) بدلاً من ذلك.

حافظ على أمان بياناتك عند مشاركة مستندات Word

تستغرق عملية تشغيل الفحص على المستند أقل من دقيقة واحدة. لذا ، فإن الأمر يستحق تلك اللحظة من وقتك للتأكد من أنك لا تشارك شيئًا شخصيًا أو حساسًا.

لمزيد من المعلومات حول الحفاظ على أمان بياناتك ، ألق نظرة على كيفية حماية جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows من برامج الفدية وكيفية تمزيق الملفات بشكل دائم على Windows أيضًا.

المصدر

أضف تعليق